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SEGUN EL FOLLETO DEL GRUPO , Al igual que los coordinadores, los secretarios tienen que ser buenos servidores del grupo en todo. En los grupos que no tienen coordinadores, puede que los secretarios hagan las tareas asociadas con aquel puesto. Cada grupo tiene sus propios procedimientos, pero por lo general el secretario está encargado de:
• Anunciar, y/o enviar por correo información sobre las actividades o eventos importantes de A.A.
• Llevar y mantener las actas de las reuniones de negocios.
• Llevar y mantener actualizado un archivo estrictamente confidencial de nombres, direcciones y números de teléfono de los miembros del grupo con permiso de cada miembro interesado, y saber quiénes están disponibles para visitar a los alcohólicos que aún sufren (visitas de Paso Doce).
• Mantener una lista de las fechas de sobriedad de los miembros, si el grupo lo desea.
• Mantener un tablón de anuncios para anuncios y boletines de A.A.
• Procurar que la Oficina de Servicios Generales y otras entidades de servicio estén informadas, por escrito, de cualquier cambio de dirección, lugar de reunión u oficiales de grupo.
• Atender las llamadas de Paso Doce y asignar a alguien a responder a ellas (a menos que tenga un coordinador de Paso Doce para hacerlo).
• Compartir con los miembros del grupo la correspondencia recibida de otros grupos y del intergrupo (oficina central) a menos que lo haga el representante de intergrupo.
EN EL GRUPO CENTINELA LA DEFINICION DE FUNCIONES SON:
Anunciar y Difundir Información:
Preguntar los puntos tratar 3 días antes de la reunión mensual de servicio y hacer seguimiento posterior a los acuerdos establecimientos para que estos lo lleven a cabo quienes se comprometieron.
Anunciar con anticipación en el grupo de Whatsaap el día y hora de las reuniones de servicio.
Anunciar actividades y eventos importantes de AA durante las reuniones.
Enviar por correo y/ o grupo de Whatsapp la información relevante sobre estos eventos a los miembros del grupo.
Gestión de Actas de Reuniones:
Tener disponible el acta con los puntos a tratar durante la reunión mensual de servicio y tomas apuntes de los acuerdas realizados.
Llevar actas detalladas de las reuniones que se realizan mensualmente en la sesión sincronizada de GOOGLE CHROME ( Ver tutorial) atreves del correo centinela@aachile.cl ( puede solicitar capacitación para esta función si lo requiere)
Mantener estas actas organizadas y accesibles para referencia futura en GOOGLE DOCUMENTOS
Mantenimiento de Archivos Confidenciales:
Agregar después de la tercera reunión a miembros nuevos al grupo Whatsapp.
Asegurarse de tener el permiso de cada miembro antes de incluirlo en el grupo de Whatsapp.
Saber quiénes están disponibles para realizar visitas de Paso Doce y mantener una lista de estas personas disponibles para eso.
Seguimiento de Fechas de Sobriedad:
Mantener un registro de las fechas de sobriedad de los miembros para preguntarles como desean celebrar su aniversario.
Gestión del Tablón de Anuncios:
Mantener actualizado un tablón de anuncios con boletines y anuncios relevantes de AA como asuntos del grupo o eventos nacionales relacionados con la estructura de Alcohólicos Anónimos de Chile.
Comunicación con Oficinas de Servicios:
Informar a la Oficina de Servicios Generales y a otras entidades de servicio sobre cualquier cambio en la dirección, lugar de reunión, o servidores del grupo, y asegurarse de que esta información esté siempre actualizada.
Atención de Llamadas de Paso Doce:
Gestionar las solicitudes relacionadas con as visitas de Paso Doce, asignando a alguien para atenderlas si no hay un coordinador específico para esta tarea.
Compartir Correspondencia:
Distribuir la correspondencia recibida de otros grupos, del Area , de la OSG que lleguen al correo centinela@aachile.cl
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